Offentlig upphandling är grundläggande för en sund förvaltning. Samtidigt kan osäkerhet om inköpsvägen fördröja viktiga satsningar på digital kompetensutveckling, ledarskap och informationssäkerhet. För en förvaltningschef, HR-chef eller digitaliseringschef blir frågan därför praktisk: hur tar vi fram ett underlag som inköpsorganisationen kan bedöma utan onödiga omtag?
Att köpa en lärplattform och digitala kurser innebär inte automatiskt att kommunen måste genomföra en fullskalig annonserad upphandling. Men det innebär inte heller att direktupphandling alltid är tillåten. Det avgörande är vad kommunen faktiskt ska köpa, hur behovet är avgränsat och vilket värde anskaffningen har enligt lagen om offentlig upphandling, LOU.
Klick Datas Avtal om Digitalt Kompetensstöd och Lärande är utformat för att göra leveransen och kostnadsbilden begripliga. Målet är att ge kommunen ett tydligare underlag för ett välgrundat beslut.
Att skilja plattform från utbildningsinnehåll
I avtalsmodellen beskriver vi två delar av erbjudandet:
- Plattformen: nyttjandet av lärplattformen K3, ett molnbaserat system för att distribuera, genomföra och följa upp lärande.
- Utbildningsinnehållet: tillgång till digitala kurser inom exempelvis GDPR, arbetsmiljö, ledarskap och informationssäkerhet, enligt det överenskomna avtalet.
Denna tydlighet hjälper kommunen att se vad som ingår, vilka kostnader som hör till respektive del och hur lösningen kan möta verksamhetens behov. Det blir också lättare att jämföra leverantörsunderlag och diskutera omfattningen med inköpsfunktionen.
Särredovisningen innebär däremot inte i sig att upphandlingsvärdet får räknas separat för varje prisrad. Avtalets rubriker eller fakturans uppdelning avgör inte vilket upphandlingsförfarande som får användas.
Så bedöms värdet och upphandlingsvägen
Enligt LOU ska upphandlingens värde beräknas utifrån den totala ersättning som ska betalas, exklusive moms. Avtalstid, optioner och förlängningar ska beaktas. Även återkommande liknande köp kan behöva räknas samman. Uppdelning får inte användas för att kringgå upphandlingsreglerna.
Om ett kontrakt kombinerar olika slags leveranser kan reglerna om blandad upphandling bli aktuella. Utbildningstjänster kan omfattas av LOU:s bilaga 2, men det kräver en konkret bedömning av tjänstens innehåll och CPV-klassificering. Det gäller inte automatiskt för varje digital kurs eller för hela ett kombinerat plattforms- och utbildningsavtal.
Kommunens inköpsfunktion behöver därför bedöma det aktuella kontraktet och vilken gräns och vilka regler som gäller. När förutsättningarna för direktupphandling är uppfyllda kan det finnas en enklare väg till beslut. En transparent avtalsmodell underlättar den bedömningen – den ersätter den inte.
Läs Upphandlingsmyndighetens vägledning om värdeberäkning och blandad upphandling för reglerna bakom bedömningen.
Från behov till ett tydligare beslutsunderlag
För ledning, HR och digitaliseringsansvariga börjar processen med att beskriva behovet: vilka medarbetare behöver vilken kunskap, hur ska lärandet följas upp och under vilken period behöver stödet finnas?
Ett bra underlag gör det tydligt vad kommunen får tillgång till och vad den samlade kostnaden blir. Det bör omfatta både utbildningsinnehåll och plattform, avtalets löptid och eventuella optioner eller tillkommande delar. Ett tydligt underlag kan minska den interna arbetsinsatsen och risken för att frågan behöver tas om flera gånger.
För ett bredare resonemang om pedagogik, plattform, uppföljning och ekonomiska antaganden finns vår strategiska analys av digital kompetensförsörjning.
Ett tydligt beslutsunderlag gör det lättare att gå från ett konstaterat kompetensbehov till ett genomtänkt inköpsbeslut.
Vi respekterar kommunens egna riktlinjer
Även när LOU medger direktupphandling kan kommunen ha interna beloppsgränser, delegationsordningar och krav på konkurrensutsättning som behöver följas. Befintliga ramavtal och lokala inköpsrutiner kan också påverka vägen framåt.
Klick Datas uppgift är att beskriva erbjudandet och bistå med tydliga leverantörsuppgifter. Kommunen beslutar om upphandlingsförfarandet och vem som har rätt att fatta inköpsbeslutet.
Om konkurrensutsättning eller ett annat upphandlingsförfarande krävs kan vi bidra med beskrivningar av innehåll, funktioner, omfattning och kostnader. Vi utlovar inte att ett visst avtalsupplägg undantar kommunen från upphandlingsreglerna.
Redo att ta nästa steg?
Läs vår FAQ om Avtal om Digitalt Kompetensstöd och Lärande, eller boka ett kort rådgivningsmöte. Vi går igenom ert kompetensbehov och vilket leverantörsunderlag som kan hjälpa er inköpsorganisation att göra sin bedömning.
Mer om
