AI är en möjlighet – men också en styrningsfråga
Trycket på Sveriges kommuner är hårt. Medborgarnas förväntningar ökar, resurserna behöver räcka längre och kompetensförsörjningen är en återkommande utmaning. I detta landskap framstår artificiell intelligens, AI, som en viktig möjlighet: system kan ge stöd i rutinmässig administration, hjälpa till med utkast till beslutsunderlag och sammanfatta omfattande material. Men nyttan beror på uppgiften, informationen och det verktyg som används.
AI ska därför inte behandlas som en fristående teknikfråga. Innan ett användningsfall tas i bruk behöver kommunen bedöma bland annat informationsklassning, personuppgiftsbehandling, sekretess, rättslig grund, leverantörens roll, avtal, informationssäkerhet och behovet av mänsklig kontroll. IMY lyfter särskilt riskbedömning, lämplig säkerhet och tydlighet om rollerna som personuppgiftsansvarig respektive personuppgiftsbiträde vid användning av generativ AI. Diggs och IMY:s nationella riktlinjer placerar samtidigt ledning och ansvar, dataskydd, arbetsrätt och informationssäkerhet i samma helhet.
När AI hamnar i skuggan
En risk uppstår när ledning och verksamhet saknar en tydlig väg för AI-användning. Medarbetare som försöker hinna med kan då använda privata konton eller öppna AI-tjänster utan att veta vilka uppgifter som är lämpliga att behandla där. Det kan innebära en skugg-IT-risk: kommunen saknar insyn i dataflöden, villkor, lagring, åtkomst och hur informationen används.
Det är inte korrekt att anta att all användning av öppna AI-tjänster automatiskt är ett direkt brott mot GDPR eller offentlighets- och sekretesslagen. Bedömningen beror på det konkreta användningsfallet och vilken information som behandlas. Däremot kan inmatning av personuppgifter, sekretessreglerade uppgifter eller annat skyddsvärt underlag i en tjänst som inte har prövats och godkänts skapa allvarliga risker. En kommun behöver därför göra en dokumenterad riskbedömning och fatta beslut om vilka tjänster, data och arbetsuppgifter som är tillåtna.
"Om ni inte ger personalen utbildning och säkra ramar för hur AI ska användas, kommer de att hitta egna, osäkra vägar för att hinna med sitt jobb. Skugg-IT är priset man betalar för bristande utbildning och otydligt ledarskap."
Från riskbedömning till tydligt ansvar
Lösningen är inte ett generellt förbud mot AI. Den är att skapa en praktisk och styrd väg från idé till användning. Kommunledningen behöver utse beslutade roller för verksamhet, informationsägare, IT, informationssäkerhet, dataskydd och juridik. Rollerna behöver tillsammans avgöra vilka användningsfall som ska prioriteras, vilken information som får användas, vilka verktyg som är godkända och hur uppföljning ska ske.
Det är också viktigt att skilja på kompetens, behörighet och teknisk åtkomst. En genomförd utbildning eller ett godkänt test i K3 kan vara ett värdefullt kompetensunderlag, men ersätter inte kommunens godkännande av IT-tjänsten eller av de dataflöden som används. Tilldelning eller spärr av AI-licenser ska inte antas ske automatiskt från K3. Sådana kopplingar kräver ett uttryckligt avtal, ett verifierat dataflöde och en teknisk lösning som kommunen har granskat.
Kompetens är en del av kontrollen, inte hela kontrollen
Klick Datas utbildningar om AI kan användas som en del av ett strukturerat kompetensarbete. I kursen AI för Kommunal Ledning – Strategi, Risk och Ansvar i enlighet med AI-förordningen får ledning och ansvariga stöd i att sätta AI-frågor i ett verksamhets-, risk- och ansvarssammanhang. På AI i K3 finns dessutom fördjupning om AI i lärplattformens kontext.
Relevant utbildning kan hjälpa medarbetare att förstå vad AI kan och inte kan göra, känna igen information som behöver skyddas och använda de verktyg som kommunen har godkänt. Den kan också ge bättre förutsättningar att formulera bra instruktioner till AI och att granska resultat innan de används. En utbildning garanterar däremot varken regelefterlevnad, en viss individuell kunskapsnivå eller rätt att använda en viss tjänst. Enligt EU:s AI-förordning ska de som tillhandahåller eller använder AI-system vidta åtgärder för AI-kunnighet utifrån bland annat personalens förutsättningar och användningssammanhanget.
K3 kan stödja kommunen med att tillgängliggöra utbildningar och följa upp genomförande enligt den konfiguration och de arbetssätt kommunen beslutar om. Tillsammans med godkända verktyg, tydliga dataflöden och verksamhetsnära styrning kan detta minska osäkerheten och frigöra tid i lämpliga arbetsmoment. Det är en möjlig effekt att följa upp – inte en garanterad tidsbesparing.
Gör vägen framåt praktisk
Kommunen går från reaktiv och osäker till mer handlingskraftig när medarbetarna vet vem som beslutar, vilka verktyg som är godkända, vilka uppgifter som aldrig ska föras in och vart de ska vända sig vid tvekan. Börja med avgränsade användningsfall, dokumentera riskerna och följ upp resultatet. Läs gärna också Erik Bolinder om oavsiktliga intelligenser – AI-evangelisten som ser möjligheter i stället för hot för ett vidare perspektiv på AI och dess möjligheter.
Mer om AI i offentlig förvaltning
Fördjupa ledningens arbete i AI för Kommunal Ledning – Strategi, Risk och Ansvar i enlighet med AI-förordningen. Läs även Erik Bolinder om oavsiktliga intelligenser – AI-evangelisten som ser möjligheter i stället för hot och AI i K3.
